En esta fase se organizan en un calendario las actividades de patrulla y de Unidad que han sido seleccionadas. Aprobado el calendario por la Asamblea de Unidad se diseña y prepara cada actividad.
Todas las actividades seleccionadas, ya sea de patrulla o de Unidad, se disponen y articulan en un calendario del ciclo de programa.
Hacer un calendario es una tarea que supone una cierta habilidad para ensamblar con armonía actividades diferentes, de distinta duración, resolviendo las variables de tiempo, recursos disponibles y equilibrio entre actividades de patrulla y de Unidad y entre actividades fijas y variables. Las actividades las organiza el Consejo de Unidad, donde todos los jóvenes están representados a través de Guías y Subguías de Patrulla. La forma en que se organice el calendario determinará la duración del ciclo.
Recomendaciones para la elaboración del calendario
Se consideran todas las actividades seleccionadas, ya sean de patrulla o de Unidad. Es probable que la articulación de todas las actividades requiera posponer o modificar algunas actividades seleccionadas, especialmente de Unidad, para lo cual se debe actuar considerando la prioridad establecida en la selección y los cambios deben ser aprobados por la Asamblea de Unidad.
Para lograr diversidad y equilibrio, lo que por cualquier causa pudo perderse durante el proceso de selección, el Consejo de Unidad puede incorporar algunas actividades de Unidad con ese propósito, siempre que no alteren sustancialmente la selección efectuada por los jóvenes. Incorporar actividades de patrulla con este objeto requiere previo consentimiento del Consejo de Patrulla respectivo.
Sin afectar el énfasis fijado, es conveniente incluir actividades que permitan a los jóvenes avanzar en las distintas áreas de crecimiento.
En todo lo posible se debe mantener diversidad entre los temas a que se refieren las actividades y equilibrio entre actividades fijas y variables y actividades de patrulla y de Unidad.
Es conveniente comenzar ubicando en el calendario las diferentes actividades fijas. Se debe considerar que algunas de ellas deben ser efectuadas en una fecha determinada (aniversario del Grupo Scout) y otras se prolongan durante varios días seguidos (un campamento).
La variedad de actividades fijas de corta duración (juegos, cantos, relatos, danzas y otras espontáneas) no necesitan considerarse en el calendario. Basta que las reuniones, campamentos y actividades de larga y mediana duración, se realicen con suficiente holgura para intercalarlas cuando corresponda.
Luego se ubican las actividades variables, teniendo en cuenta que muchas de ellas pueden realizarse de manera simultánea y que durante algunas actividades fijas (reuniones, campamentos) se desarrollan varias actividades variables. Es recomendable programar primero las de mayor duración, ya que aquellas que demandan menos tiempo es más fácil ajustarlas al final.
Hay que planificar la ejecución de una actividad y también considerar el tiempo necesario para su diseño y preparación. En la medida que el equilibrio entre actividades lo permita, es recomendable programar para la segunda parte del ciclo las actividades que requieren mayor preparación y calendarizar para el comienzo las de diseño más simple.
Lo mismo ocurre con las actividades de refuerzo y las especialidades, cuyo carácter individual impide programarlas en el calendario. Sólo se deben prever tiempos que permitan desarrollarlas en distintos momentos.
Junto con calendarizar se debe evaluar si el equipo de dirigentes de que se dispone es suficiente para desarrollar la tarea al ritmo deseado. De lo contrario, se tendrá que tomar una opción entre varias posibilidades: reducir las actividades, disminuir la velocidad de ejecución o reforzar el equipo.
Sin dejar de hacer actividades, debe estimarse un tiempo al final del ciclo para las conclusiones del proceso de evaluación de la progresión personal de los jóvenes.
El calendario debe ser flexible, permitiendo redistribuir o sustituir actividades ante situaciones imprevistas.
Concluido el calendario, el Consejo de Unidad lo somete a la consideración de la Asamblea de Unidad, que le da la aprobación final. Es conveniente que el calendario esté en conocimiento de las patrullas unos días antes de que se reúna la Asamblea, especialmente cuando se han introducido modificaciones a la selección o se han agregado actividades.
Entendemos por diseño de una actividad la determinación de sus componentes y el análisis de la interacción que existe entre ellos. El diseño de las actividades de patrulla lo hace la patrulla con el apoyo de algún dirigente, si es necesario; y el de las actividades de Unidad lo hace el Consejo de Unidad o un equipo especial que éste designa, con el apoyo de las patrullas.
Este trabajo se simplifica, aunque no se evita, cuando la actividad ha sido realizada antes o ha sido tomada de las fichas disponibles en la Asociación, ya que en estos casos se dispone de experiencias o sugerencias sobre cómo proceder. Más aún si proviene de una ficha, cuyas variantes han sido pensadas y experimentadas por un equipo especializado.
Pero la circunstancia anterior no ocurrirá siempre y en la mayoría de las oportunidades las actividades seleccionadas serán ideas de contornos gruesos, faltando detalles que afinar. Incluso cuando proviene de una ficha es necesario repensar la actividad, adaptando o creando en función de las particularidades de los jóvenes, de las características de las patrullas y de las condiciones en que opera la Unidad Scout.
El diseño puede comenzar por las actividades que se realizarán al inicio del ciclo, por cuanto las que se desarrollarán más adelante pueden ser diseñadas a medida que se aproxima la fecha en que se deberán ejecutar, sin dejar la tarea para el último minuto.
Lo habitual será diseñar en diversos momentos del ciclo de programa, conforme se acercan las fechas previstas. Se debe tener presente que las actividades de larga duración requerirán una anticipación mayor que las de corta duración, igual que las más complejas con relación a las más simples, las que necesitan muchos materiales respecto de las que no los necesitan, las que emplean recursos humanos externos en relación con aquellas que no los emplean y las que se hacen por primera vez respecto de las que se repiten.
Es probable que la actividad haya sido seleccionada y puesta en el calendario teniéndose un concepto implícito o muy general de lo que se pretende con ella. Eso no es suficiente, por lo que se deben definir con exactitud los objetivos que se persiguen al realizarla.
Esta definición, que necesariamente debe ser formulada por escrito, es fundamental para evaluar posteriormente la actividad, ya que evaluar es tratar de saber si se lograron los objetivos propuestos. Si esos objetivos no existen, la evaluación será impracticable; y si están sobrentendidos, la evaluación será confusa y ambigua.
Los objetivos de una actividad son los resultados que esperamos lograr en el grupo de participantes al término de una actividad.
La Patrulla con Ritmo
Escoger una melodía, crear una canción, confeccionar los instrumentos necesarios para ejecutarla, organizar un festival, presentar las canciones y elegir la ganadora, son algunos de los desafíos que esta actividad presenta, poniendo a prueba las aptitudes musicales, la creatividad y el humor de los jóvenes.
La Fiesta del Fuego
Los integrantes de cada patrulla analizan las dificultades que han tenido como grupo. Las “fallas” son creativamente representadas en figuras de cartón, que serán quemadas una noche junto al fuego, al mismo tiempo que las patrullas formularán compromisos para corregir sus errores.
Diseñar una actividad permite esperar un mejor nivel de resultados y evita las sorpresas al momento de su realización. Junto a la determinación de sus objetivos, otros elementos del diseño son los siguientes:
Las tareas de preparación varían según la actividad de que se trate: es distinto preparar una actividad de una hora de duración que un campamento de 7 días.
En cualquier caso, será muy útil repasar la “hoja de ruta” que proponemos a continuación:
¿Saben todos quién dirige la actividad?
Aunque en la preparación de una actividad intervienen varios dirigentes, jóvenes e incluso especialistas externos, siempre debe existir un responsable de la actividad, ante quien todos reportan.
¿Cómo se motivará la actividad? ¿Quién lo hará? ¿Qué elementos se emplearán? ¿Quién los obtendrá o confeccionará?
Toda actividad, por muy atractiva que sea, necesita de una motivación que es necesario preparar anticipadamente.
¿Se ha definido el lugar y la persona responsable de obtenerlo y prepararlo? ¿Se ha visitado el lugar y se ha constatado que reúne las condiciones apropiadas? ¿Se obtuvo la autorización para usarlo?
El lugar en que se desarrollará la actividad es determinante para su éxito. Tamaño, privacidad, entorno apropiado, orden y limpieza, nivel de ruido, son factores que influirán en el resultado. Más determinante es el lugar cuando la actividad se desarrolla fuera del local. En el caso de campamentos y excursiones se debe visitar el lugar con suficiente anticipación y verificar si permite desarrollar las actividades previstas.
¿Se han repasado las diversas fases de la actividad y se ha designado a sus responsables?
Algunas actividades cortas se desarrollan de una vez, pero otras, especialmente las de mayor duración, tienen diferentes fases, con duración y exigencias distintas.
¿Se han preparado los materiales necesarios para las distintas variantes previstas?
Casi todas las actividades admiten variantes, ya sea en forma sucesiva o simultánea.
¿Participan los jóvenes en la preparación de la actividad en la forma que corresponde?
Las actividades de patrulla las preparan los jóvenes; y las de Unidad, el Consejo de Unidad con participación de los jóvenes.
¿Está comprometida y garantizada la participación de las personas externas que se necesitan?
Cuando se requiere la participación de recursos humanos externos se necesita motivarlos y comprometerlos con anticipación. No podríamos tener una madrugada de pesca sin un pescador experto, o un curso de fotografía sin el apoyo de un técnico.
¿Se verificó si se obtuvieron o confeccionaron los materiales que necesita la actividad?
Una noche oscura en una colina cercana a la ciudad, en que está todo listo para observar las estrellas, el responsable de conseguir el telescopio, que llegó atrasado, recuerda en ese momento que era él quien tenía que pasar a buscarlo. Quien ha vivido esta experiencia no se olvidará jamás de la importancia de los materiales de apoyo.
¿Se hizo el presupuesto de la actividad? ¿Se obtuvieron los recursos necesarios? ¿Se designó al responsable de administrarlos? ¿Se fijaron normas para su rendición?
El responsable de la actividad debe efectuar una supervisión continua, verificando que se hayan cumplido las tareas asignadas, hasta lograr la total preparación de la actividad.
¿Saben todos quién dirige la actividad? Aunque en la preparación de una actividad intervienen varios dirigentes, jóvenes e incluso especialistas externos, siempre debe existir un responsable de la actividad, ante quien todos reportan.
¿Cómo se motivará la actividad? ¿Quién lo hará? ¿Qué elementos se emplearán? ¿Quién los obtendrá o confeccionará? Toda actividad, por muy atractiva que sea, necesita de una motivación que es necesario preparar anticipadamente.
¿Se ha definido el lugar y la persona responsable de obtenerlo y prepararlo? ¿Se ha visitado el lugar y se ha constatado que reúne las condiciones apropiadas? ¿Se obtuvo la autorización para usarlo? El lugar en que se desarrollará la actividad es determinante para su éxito. Tamaño, privacidad, entorno apropiado, orden y limpieza, nivel de ruido, son factores que influirán en el resultado. Más determinante es el lugar cuando la actividad se desarrolla fuera del local. En el caso de campamentos y excursiones se debe visitar el lugar con suficiente anticipación y verificar si permite desarrollar las actividades previstas.
¿Se han repasado las diversas fases de la actividad y se ha designado a sus responsables? Algunas actividades cortas se desarrollan de una vez, pero otras, especialmente las de mayor duración, tienen diferentes fases, con duración y exigencias distintas.
¿Se han preparado los materiales necesarios para las distintas variantes previstas? Casi todas las actividades admiten variantes, ya sea en forma sucesiva o simultánea.
¿Participan los jóvenes en la preparación de la actividad en la forma que corresponde? Las actividades de patrulla las preparan los jóvenes; y las de Unidad, el Consejo de Unidad con participación de los jóvenes.
¿Está comprometida y garantizada la participación de las personas externas que se necesitan? Cuando se requiere la participación de recursos humanos externos se necesita motivarlos y comprometerlos con anticipación. No podríamos tener una madrugada de pesca sin un pescador experto, o un curso de fotografía sin el apoyo de un técnico.
¿Se verificó si se obtuvieron o confeccionaron los materiales que necesita la actividad? Una noche oscura en una colina cercana a la ciudad, en que está todo listo para observar las estrellas, el responsable de conseguir el telescopio, que llegó atrasado, recuerda en ese momento que era él quien tenía que pasar a buscarlo. Quien ha vivido esta experiencia no se olvidará jamás de la importancia de los materiales de apoyo.
¿Se hizo el presupuesto de la actividad? ¿Se obtuvieron los recursos necesarios? ¿Se designó al responsable de administrarlos? ¿Se fijaron normas para su rendición? El responsable de la actividad debe efectuar una supervisión continua, verificando que se hayan cumplido las tareas asignadas, hasta lograr la total preparación de la actividad.
Al preparar una actividad se pueden producir modificaciones en el calendario original, ya que en esos momentos se establece finalmente el tiempo efectivo requerido por cada actividad. Si el calendario es flexible no habrá problemas en introducir ajustes.